PRIVACY VERKLARING - CARD ID SOLUTIONS VOF - 20180601

Het waarborgen van uw privacy is voor Card ID Solutions VOF van groot belang.

Card ID Solutions respecteert uw persoonlijke gegevens en gebruikt deze uitsluitend voor het doel waarvoor u de gegevens aan ons heeft verstrekt.

In deze verklaring geven wij inzicht over wat wij doen met uw persoonlijke gegevens wanneer u van onze diensten gebruikmaakt of op de een of andere manier contact met ons opneemt. Middels deze verklaring geeft Card ID Solutions uitvoerig inzicht in uw rechten en in de veilige en transparante wijze van verwerking van de door u aan Card ID Solutions verstrekte persoonlijke gegevens.

Mocht u na het lezen van deze verklaring aanvullende vragen en/of opmerkingen hebben over de door ons geregistreerde informatie van u, neem dan gerust contact op met ons.

Card ID Solutions VOF
Prins Johan Frisolaan 7
6241GG BUNDE
NEDERLAND (NL)
+31 43 365 4051
info@card-id.nl

PERSOONLIJKE GEGEVENS &VERANTWOORDELIJKHEID

Persoonlijke gegevens, verwerking en opslag
Persoonlijke gegevens zijn informatie die een natuurlijke persoon direct of indirect kunnen identificeren. Dus onder persoonlijke gegevens vallen dus gegevens die direct tot een persoon te herleiden zijn zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook indirecte gegevens zoals IP-nummer of gebruikersactiviteit in relatie met andere gegevens gebruikt kunnen worden om indirect een persoon te herleiden.

Verwerking van persoonsgegevens omvat alle handelingen met persoonlijke gegevens zoals verzameling, doorsturen, analyse, registratie en opslag.

Verantwoordelijkheid persoonlijke gegevens
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bent u zelf gegevensverantwoordelijk voor het verstrekken van persoonsgegevens. Gebruik daarom uw gezond verstand en verstrek enkel persoonlijke gegevens die absoluut noodzakelijk zijn.

Behalve directe en indirecte persoonlijke gegevens zijn er ook nog bijzondere persoonsgegevens: BSN Nummer, Bankrekening nummers/gegevens, Godsdienst of levensovertuiging, Ras, Politieke voorkeur, Gezondheid, Seksuele geaardheid, Strafrechtelijk verleden e.d.. Bijzondere persoonsgegevens dienen in het kader van privacy nooit (tenzij voor de uitvoering van uw opdracht strikt noodzakelijk) met ons te gedeeld te worden.

Zodra wij de door u verstrekte gegevens op de een of andere wijze verwerken is Card ID Solutions verantwoordelijk voor de wettelijke en correcte verwerking van uw gegevens. In het kader van de AVG opgenomen voorwaarden en bepalingen zijn wij zodoende verwerkingsverantwoordelijk.

Card ID Solutions respecteert uw persoonlijke gegevens en gebruiken uw persoonlijke informatie uitsluitend voor het doel waarvoor u de gegevens aan ons heeft verstrekt.

AANLEVERING GEGEVENS
Bij verzoek om informatie/offerte:
Middels e-mail, informatie/offerte formulier kunt ons (aan)vragen laten toekomen. Om uw vraag / verzoek / offerte adequaat te kunnen verwerken, dienen wij in het kader van functionele beantwoording te beschikken over de hiervoor benodigde persoonlijke gegevens. In eerste instantie volstaan dan ook uw NAW (Naam-Adres-Woonplaats) gegevens, e-mailadres of telefoonnummer (indien nodig dan wel gewenst).

Bij bestellingen via webwinkel
Indien u een bestelling via onze webshop plaatst, dienen wij voor de afhandeling van uw bestelling over uw bedrijfsnaam, NAW gegevens, e-mailadres, indien noodzakelijk afleveradres en gewenste betaalwijze te beschikken om u van dienst te kunnen zijn. U wordt middels uw e-mail adres op de hoogte gehouden over de actuele status van afhandeling van uw bestelling.Bij het aanmaken van een account worden de door u ingevoerde gegevens op een beveiligde server van CCV opgeslagen. Voorafgaande aan de invoer van de voor het doel noodzakelijke gegevens dient u voor het account zelf een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Voor uw gebruiksgemak voorkomt u door het eenmalig invoeren van de standaard voor de afhandeling noodzakelijke gegevens in uw account dat u niet bij elke bestelling deze gegevens opnieuw moet invoeren. Onder standaard voor de afhandeling noodzakelijke gegevens verstaan wij uw naam, adres organisatie, e-mailadres, afleveradres en betaalwijze.

Bij orderverwerking
Indien u een bestelling/inkooporder bij ons plaatst (dus op een andere wijze dan via onze webshop), dan verwerken wij uw bestelling/inkooporder zelf in onze orderverwerking.

Om uw bestelling/inkooporder te kunnen verwerken hebben wij de volgende gegevens nodig:

Bedrijfnaam
Naam contactpersoon en/of contactpersonen
E-mailadres contactpersoon en/of contactpersonen
Afleveradres
Factuuradres
Telefoonnummer(s) indien nodig dan wel gewenst
BTW nummer (bij intracommunautaire leveringen buiten Nederland en binnen de EU)
Gewenste producten en aantallen

Andere vormen gegevensregistratie:

e-mail – bestellingen, algemene en specifieke (aan)vragen
telefonisch - algemene en specifieke (aan)vragen
Bezoek op locatie – klantbezoek / sitesurvey / demonstratie
Beurs/expositie – klantcontact

Uw informatie & gegevens
Het verwerken van specifieke persoon gerelateerde gegevens zoals bijvoorbeeld naam, geboortedatum, (lid)nummer en andere aangeleverde data welke op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever verwerkt dienen te worden op papieren of plastic kaarten.
Wij respecteren uw persoonlijke gegevens en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor u de gegevens aan ons heeft verstrekt. Card ID Solutions verstrekt uw gegevens nooit aan andere bedrijven/instellingen, maar uitsluitend voor de afhandeling van uw opdracht kan het zijn dat wij specifieke gegevens van u moeten delen, zoals:

Bedrijven voor logistieke afhandeling, toeleveranciers en betaaldiensten die in opdracht van ons hun diensten uitvoeren. Met al deze bedrijven hebben wij verwerkersovereenkomst om een identieke beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Card ID Solutions is en blijft dan ook verwerkingsverantwoordelijk.
Wettelijke dwang – behoudens wettelijke dwang is Card ID Solutions, zijn diens medewerkers en (toe)leveranciers gehouden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens conform deze overeenkomst te waarborgen. Hiervoor hebben alle medewerkers en onze partners een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

PERSONALISATIE

Onder personalisatie wordt verstaan bij:

Lidmaatschapskaarten:
Het verwerken van specifieke persoon gerelateerde gegevens zoals bijvoorbeeld naam, geboortedatum, (lid)nummer en andere aangeleverde data welke op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever verwerkt dienen te worden op papieren of plastic kaarten.

Legitimatiebewijzen:
Het verwerken informatie van bedrijf en/of organisatie, aangevuld met specifieke persoon gerelateerde gegevens van personeel zoals naam, functie, bevoegdheden, personeelsnummer, geslacht, pasfoto en handtekening en/of andere voor de verwerking noodzakelijke data.

Voorwaarden gegevensgebruik:

De opdrachtgever dient namens diens organisatie gemachtigd te zijn aanvragen, informatie en/of opdrachten te verstrekken
Alle persoonsgerelateerde opdrachten dienen bij voorkeur een zo kort mogelijke looptijd te hebben.
De opdrachtgever dient zorg te dragen voor de correcte aanlevering van enkel de te verwerken gegevens die nodig zijn om de opdracht tot personalisatie naar behoren te kunnen uitvoeren.
De wijze van aanlevering personalisatie gegevens dient bij voorkeur te gebeuren in het door ons aangeleverde paswoord beveiligde Excelwerkblad. In dit werkblad zijn dan ook uitsluitend de voor de verwerking noodzakelijke gegevens van één of meerdere kaarten opgenomen.
De door u aangeleverde (persoon gerelateerde) gegevens worden door ons uitsluitend voor het doel gebruikt waarvoor u deze heeft aangeleverd en voor geen enkel ander doel

BEWAARTERMIJN GEGEVENS

Wij verwerken de aan ons verstrekte informatie, zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsadres, aankoopgeschiedenis, betalingsinformatie en / of andere informatie die u ons hebt verstrekt minimaal voor het tijdsbestek dat nodig is om onze verplichtingen te kunnen nakomen.

Bewaartermijn informatie/offerte aanvragen:
Card ID Solutions bewaart informatie/offerte aanvragen maximaal 6 maanden volgend op aanvraagdatum. Hierdoor kunnen wij u bij mogelijke vervolgvragen snel en gericht van dienst zijn.

Bewaartermijn bestellingen en facturen via webshop:
Bestellingen en behorende facturen met de daarin opgenomen klant- en productgegevens bewaren wij gedurende de wettelijke bewaarplichttermijn van 7 jaar volgend op uw laatste factuurdatum.

Bewaartermijn inkooporders/opdrachtverstrekkingen via orderverwerkingssysteem:
De bedrijfs- en contactgegevens van onze klanten bewaren wij gedurende een periode van van 7 jaar volgend op de datum van uw laatste ingevoerde orderverstrekking in onze orderverwerking.

Op deze wijze kunnen wij u adequaat van dienst zijn bij mogelijke vervolgopdrachten of informatie aanvragen.

Mocht u echter de voorkeur geven de bewaartermijn te beperken tot de minimaal benodigde tijd om uw (aan)vraag/order af te handelen kunt u dit aan ons kenbaar maken.

Bewaartermijn ontwerpen:
Uw ontwerp, printmasker, details en (kleur)instellingen bewaren wij, in het kader van mogelijke vervolgopdrachten 5 jaar volgend op de datum van uw laatste orderverstrekking. Dit is noodzakelijk om de kwaliteit bij een mogelijke vervolgopdracht te waarborgen in relatie tot eerdere leveringen.

Op verzoek is het uiteraard mogelijk om uw ontwerpen 10 werkdagen na verwerking te wissen uit ons bestand.

Bewaartermijn persoonsgebonden informatie voor verwerking:
Voor de uitvoering van een opdracht aangeleverde persoonsgebonden informatie worden gedurende een periode van 10 werkdagen volgend op de afleverdatum bewaard. Dit om bij reclamering controle op de uitvoering mogelijk te maken.

Wissen bestanden/klantinformatie:
Na afloop van de aangegeven bewaarperioden worden uw bestanden/informatie /gegevens middels speciale software veilig, permanent en onherstelbaar gewist. Fysiek aanwezige informatie facturen, plastickaarten e.d. worden na afloop van de aangegeven bewaartermijn middels een shredder op veiligheidsniveau DIN P-5 (geheime gegevens) vernietigd en op een veilige wijze afgevoerd.

Verstrekken van uw gegevens aan derden:
Card ID Solutions is verwerkingsverantwoordelijk en stelt uw gegevens en/of data nooit ter beschikking van andere bedrijven/instellingen.

Het kan echter zo zijn dat wij specifieke gegevens /data van u moeten delen, waaronder bedrijven voor logistieke afhandeling, toeleveranciers en betaaldiensten die in opdracht van ons hun diensten uitvoeren. Met al deze bedrijven hebben wij verwerkersovereenkomst om een identieke beveiliging en geheimhouding van uw gegevens te waarborgen.
Behoudens wettelijke dwang is Card ID Solutions, partners en diens medewerkers gehouden om de geheimhouding van uw gegevens conform deze overeenkomst te waarborgen. Al onze medewerkers en partners van Card ID Solutions hebben hiervoor een ondertekende geheimhoudingsverklaring afgegeven.

BEVEILIGING GEGEVENS

Fysieke beveiliging:

Ons bedrijfspand is beveiligd met een toegangscontrole systeem. Toegang tot ons bedrijfspand is uitsluitend mogelijk onder persoonlijke begeleiding van een bevoegde Card ID Solutions medewerker
De ruimten waar de opslag van uw gegevens plaatsvindt zijn uitsluitend toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers en zijn beveiligd middels sloten, archiefkasten en kluizen.

Digitale beveiliging:

Ons netwerk is uitsluitend voor intern gebruik en niet opengesteld voor derden
Al uw digitale informatie, gegevens en bestanden zijn afgeschermd met wachtwoorden
Onze website maakt gebruik van een beveiligde SSL verbinding, hierdoor is uw privacy gewaarborgd tijdens uw invoer van (persoons)gegevens
Onze digitale omgeving wordt beschermd middels een automatisch bijgewerkt totaal beschermingspakket
Medewerkers hebben uitsluitend toegang tot die (persoons)gegevens die strikt noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van hun taak
Alle handelingen van onze medewerkers worden gelogd en zijn traceerbaar.

WEBSITE GEBRUIK

Cookies
Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw eigen computer. Deze cookies worden enkel gebruikt zodra u onze website bezoekt. Hierdoor is het mogelijk om onze diensten af te stemmen op uw gebruik van onze website en deze te optimaliseren. Uiteraard kunt u uw browser instellen dat deze tijdens uw bezoek aan onze website geen cookies ontvangt. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser.

Google Analytics
Zoals vrijwel alle webshops gebruiken wij Google Analytics om te onderzoeken hoe bezoekers onze website gebruiken. Hiervoor hebben wij met Google een verwerkersovereenkomst gesloten met strikte afspraken te maken over wat zij mogen registreren. Zo is het voor Google niet toegestaan om de via Analytics verkregen informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Het IP adres van uw computer wordt door Google anoniem gemaakt en is dan niet meer als zodanig persoonlijk herleidbaar.

Google Analytics blokkeren
Mocht u Google Analytics liever helemaal blokkeren bestaat de mogelijkheid om een opt-out plugin voor Google Analytics te downloaden via: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Door het installeren van deze plugin wordt uw bezoek meer meegenomen in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken.
UW RECHTEN

Recht van inzage
Card ID Solutions is open en transparant over hoe wij uw persoonlijke informatie verwerken. Mocht u willen weten over welke persoonlijke gegevens wij van u beschikken, kunt u een uittreksel uit het register aanvragen. Om aan uw verzoek te kunnen voldoen is het van belang dat wij de informatie aantoonbaar aan de juiste persoon verstrekken. Uw verzoek moet dan ook schriftelijk zijn, door uzelf zijn ondertekend en te herleiden informatie bevatten over uw naam en persoonlijke gegevens.

Recht op rectificatie
U heeft het recht om onjuiste, onvolledig of niet relevante persoonlijke informatie die Card ID Solutions van u heeft te laten aanpassen. Voor correcties kunt u altijd contact opnemen met Card ID Solutions en vragen om deze corrigeren en/of aan te passen.

Het recht om vergeten te worden
U heeft het recht dat Card ID Solutions alle persoonlijke gegevens van u volledig te verwijdert. Card ID Solutions zal vanwege geldende wet- en regelgeving niet in alle gevallen geautoriseerd zijn, uw persoonlijke gegevens volledig te verwijderen. Mocht dit onverhoopt het geval zijn zullen wij u hierover informeren en het gebruik van uw persoonlijke informatie blokkeren en deze wissen zodra de wet- en regelgeving dit toestaat.

Recht beperking gebruik persoonlijke gegevens
U heeft het recht om het gebruik en verwerking van uw persoonlijke gegevens door Card ID Solutions te beperken.

Recht op bezwaar
U heeft een recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit als u onverhoopt van mening zijn dat wij u niet correct of legitiem van dienst zijn geweest of over het gebruik van uw persoonlijke gegevens correct informeren.

Recht op data portabiliteit
U heeft het recht om dat Card ID Solutions persoonlijke gegevens van u overdraagt dan wel invoert. Deze overdracht kan van of naar uzelf of een andere organisatie zijn. De verwerking van uw persoonlijke informatie dient plaats te vinden in een gestructureerd, veel gebruikt formaat geschikt voor geautomatiseerde verwerking.

ALGEMENE ZAKEN

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens
Mocht u vragen hebben of willen weten welke gegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen via onze contact-pagina. In het kader van zorgvuldigheid toetsen wij altijd of uw verzoek rechtmatig is, zodat er geen gegevens onterecht verstrekt aangepast dan wel verwijdert kunnen worden.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacy verklaring zal met voortschrijdend inzicht aangepast worden bij aanpassingen in de wet- en regelgeving of structurele wijzigingen van onze website. Op onze website staat dan ook altijd de actuele versie voorzien van ingangsdatum. Op deze wijze kunt u altijd controleren of er sprake is van een nieuwe versie van onze privacy verklaring. Bij een structurele wijziging in onze privacy verklaring zullen wij dit op onze website aangeven.

Vragen over privacy verklaring
Deze verklaring hebben wij met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Laat het ons weten via info@card-id.nl indien u vragen dan wel op- of aanmerkingen heeft met betrekking tot onze privacyverklaring.

Meldplicht bij datalek
Card ID Solutions heeft de verplichting tot het melden van datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Meldloket datalekken AP) en conform de AVG in sommige gevallen aan de betroffen bedrijven en/of personen.

Terugkoppeling
Mocht u onverhoopt vragen, op- en aanmerkingen hebben over de privacy verklaring van Card ID Solutions kunt u altijd contact met ons opnemen via telefoonnummer +31 (0)43 365 40 51 of via email info@card-id.nl. Indien u informatie wenst over uw gegevens of deze wenst te wijzigen kan onze verkoopadviseur u hierbij ook van dienst zijn.

PRIVACY VERKLARING - CARD ID SOLUTIONS VOF - 20180601

Veilig en gemakkelijk betalen